Письмо о смене расчетного счета организации и ИП: образец и правила заполнения
В статье разберемся, как правильно составить уведомление о смене расчетного счета организации. Узнаем, кого нужно уведомлять о новых реквизитах, и какие данные нужно указать в письме. Мы подготовили для вас образец уведомления и способы его отправки.
Кого нужно уведомить о смене реквизитов
Организации и ИП до 2014 года уведомляли о смене счета ИФНС и страховые фонды. Но с 3 мая 2014 года эта обязанность возложена на банки. Организации остается только отправить письмо о смене или добавлении расчетного счета своим контрагентам. Если этого не сделать, то заказчики и покупатели будут направлять платежи на старый счет, в результате чего деньги могут потеряться.
Рассмотрим, кого надо поставить в известность при смене реквизитов счета:
- покупателей, заказчиков;
- поставщиков;
- партнеров по бизнесу;
- другие организации, с которыми осуществляются расчеты в безналичной форме.
Обычно в договоре между контрагентами прописывается обязанность уведомлять участников сделки о смене реквизитов. За нарушение данного условия могут грозить даже штрафные санкции. Например, если своевременно не сообщить лизинговой компании о новом расчетном счете в другом банке, то клиенту придется заплатить неустойку.
Также прочитайте: В каком банке открыть расчетный счет для ИП и ООО в 2018 году — тарифы лучших банков
Содержание информационного письма
Особых требований к содержанию письма об изменении расчетного счета организации/ИП нет. Теоретически достаточным будет отправить просто измененную карту предприятия. Но на практике лучше все же придерживаться норм деловой переписки и составить полноценное информационное письмо.
Рассмотрим, что в нем нужно указать:
- Данные отправителя (название компании или Ф.И.О ИП, адрес, ОГРН, ИНН).
- Сведения о получателе (наименование адресата, Ф.И.О. и должность руководителя, которому адресуется письмо).
- Суть изменений и меры, которые рекомендуется принять в связи с ними.
- Новые реквизиты и дату их вступления в силу.
- Подпись руководителя организации или предпринимателя.
Совет. Если взять за основу готовый образец уведомления об изменении расчетного счета, то подготовка документа займет меньше времени.
Правила заполнения уведомления
При подготовке письма о новом расчетном счете нужно придерживаться норм деловой переписки. Составить уведомление можно в печатном виде или написать его от руки.
Приведем рекомендации по оформлению таких уведомлений:
- При указании адресата надо написать не только название организации, но и хотя бы должность лица, которому направляется сообщение.
- Использовать фирменный бланк для уведомления необязательно. Но он придает письму некоторую солидность.
- Описывать причины смены счета совершенно необязательно. Получателю уведомления они не играют роли.
- Письмо должно быть подписано руководителем организации-отправителя или ИП. Печать ставить в данном случае необязательно.
Как отправить письмо
Большинству контрагентов достаточно отправить уведомление о смене счета по электронной почте или факсу. Но если речь идет о крупной компании или государственном заказчике, то без отправки бумажного оригинала обойтись не получится. В последнем случае лучше направлять сообщение заказным письмом с уведомлением о вручении.